Kompetitivna atmosfera koja vlada u svetu biznisa navodi preduzetnike i menadžere poslovnih procesa da uzmu u obzir sve faktore koji mogu da utiču na pozicioniranje poslovanja koje vode na tržištu. Kako su na planu organizacije poslovnih procesa nastupile brojne promene sa uplivom tehnoloških inovacija, naročito je aktuelno pitanje radnog prostora. Sa prelaskom mnogih kompanija na remote model angažovanja zaposlenih, mnogi će se pitati u vezi sa organizovanjem sopstvene kancelarije kod kuće i njenim prilagođavanjem potrebama različitih radnih pozicija. S druge strane, kompanije koje preferiraju rad svih zaposlenih u okviru zvaničnih prostorija firme, nalaze se pred novim zahtevima u ovom pogledu, koji su posledica kako pomenutog munjevitog tehnološkog napretka, tako i sve većeg pritiska zbog velike konkurencije. Zbog toga ćemo u tekstu koji sledi pokušati da odgovorimo na pitanje obrazovanja funkcionalne kancelarije za potrebe modernih poslovanja današnjice i podelimo savete koji su univerzalni i primenjivi kako na organizovanje kućne kancelarije, tako i za opremanje oficijelnog zajedničkog radnog prostora za sve zaposlene jedne kompanije.

foto: pexels.com

Funkcionalnost ispred prostranosti

Kada govorimo o funkcionalnosti prostora vrlo je važno da imamo na umu da se ona ne izjednačava sa velikom kvadraturom, te i da manje prostrane kancelarije imaju potencijal da budu funkcionalne. Funkcionalnost se postiže pre svega rasporedom nameštaja. Kada je u pitanju kancelarija, nameštaj je važno rasporediti uzimajući u obzir tok radnih procesa i potrebe zaposlenih u ovom pogledu. U zavisnosti od toga da li se zaposleni kreću kroz prostor, primaju klijente i saradnike ili su veći deo dana vezani za svoj radni sto i računar, trebalo bi prilagoditi prostor i pružiti im mogućnost da manipulišu sredstvima za rad, neometano prolaze bez mogućnosti da jedni druge ometaju.

Radne površine i sredstva za rad

U okviru svake kancelarije je potrebno da postoji usklađenost između radnih površina i sredstava koje zaposleni koriste za rad. Bilo da govorimo o računarima ili aparatima sa posebnom namenom za određenu delatnost, radne površine moraju biti prilagođene kako ovim alatima, tako i položaju tela koji zaposleni moraju da zauzmu ne bi li ih koristili. Istovremeno, vrlo je važno da imamo u vidu i sav potrošni kancelarijski materijal, koji je neizostavni element svakog prostora za rad. Pored toga što radne površine moraju podrazumevati i dovoljno prostora za upotrebu ovih sredstava za rad, važno je i da postoji adekvatan prostor za njihovo skladištenje. Za razliku od računarske opreme i periferije, potrošni kancelarijski materijal je potrebno redovno obnavljati, a bez njega je uglavnom veoma teško ili nemoguće finalizovati određene radne procese. Da bismo izbegli zastoje u radu zbog nedostatka neophodnog kancelarijskog materijala, važno je da izdvojimo jedan kutak kancelarije za čuvanje rezervnih zaliha.

Dobra osvetljenost

Nije novost da je dobro osvetljenje jedan od osnovnih uslova za postizanje produktivnosti, te i da utiče na raspoloženje, a nedostatak istog može biti faktor narušavanja zdravlja. Zbog toga je veoma važno da u kancelariji ne manjka izvora svetlosti. Ukoliko sam prostor ne podrazumeva dovoljno prozora, važno je da obezbedimo sebi, odnosno svojim zaposlenima, dovoljno izvora veštačke svetlosti. Istovremeno, imajmo na umu da je u radnom prostoru važno da veštačka svetlost imitira prirodnu, dakle da dolazi odozgo i na taj način ide u prilog efikasnosti i kvalitetu rada.

Vazduh i zelenilo

Nedovoljan protok vazduha je faktor koji može zaista negativno da utiče na sve zaposlene u više od jednog pogleda, a samim time i na njihovu angažovanost i fokus na radne zadatke. Ovo pitanje je naročito dobilo na značaju po nastupanju pandemije virusa korona, te su kompanije koje nisu prešle na remote model dodatno stavile akcenat na fizičku distancu i dovoljno izvora svežeg vazduha. U kancelarije je naročito preporučljivo da se, upravo iz ovog razloga, unese dovoljno saksijskih biljaka. Pored toga što su biljke dodatni izvor kiseonika, zelena boja veoma pogodno deluje na motivaciju, budnost i dobro raspoloženje.

Dekoracija i motivacija

Dekorisanju kancelarije bi trebalo oprezno pristupiti. Imajmo na umu da je svrha dekoracije u kancelariji pre svega motivisanje na rad i unošenje pozitivne atmosfere. Zbog toga bi dekorativni elementi u prostorijama za rad trebalo da budu diskretni i da ne remete fokus zaposlenih na njihove radne zadatke, ali da istovremeno podržavaju jednu prijatnu estetiku. Zaposleni će rado dolaziti u vizuelno lepu i udobnu kancelariju, ali je vrlo važno da estetika ne bude ispred funkcionalnosti, tačnije da je ne remeti.

Ukoliko je pred vama zadatak opremanja kancelarije, imajte na umu da je svrha radnog prostora jasno izdefinisana i potrudite se da se bavite pre svega njegovim opremanjem neophodnim sredstiva za rad i prilagođavanjem njihovoj upotrebi. Funkcionalna kancelarija će u velikoj meri doprineti vašoj produktivnosti, odnosno produktivnosti vaših zaposlenih i naposletku će imati veoma povoljan uticaj na rezultate koje ćete ostvariti.